○国立大学法人宮崎大学保有個人情報管理規程
平成17年3月30日
制定
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 役員及び職員の責務(第10条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第11条―第21条の2)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第22条―第36条)
第7章 情報処理室等の安全管理(第37条・第38条)
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第39条・第40条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第41条・第42条)
第10章 監査及び点検の実施(第43条―第45条)
第11章 文部科学省との連携(第46条)
第12章 雑則(第47条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、国立大学法人宮崎大学個人情報保護規則(以下「規則」という。)第48条の規定に基づき、国立大学法人宮崎大学(以下「本法人」という。)の保有する個人情報の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
2 本法人の保有する個人情報の管理については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)その他の法令等に別段の定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程における「部局等」、「個人情報」、「個人データ」及び「保有個人情報」とは、規則第2条の定めるところによる。
2 この規程における「個人番号」とは、番号法第2条第5項の定めるところによる。
3 この規程における「特定個人情報」とは、番号法第2条第8項の定めるところによる。
4 この規程における「特定個人情報ファイル」とは、番号法第2条第9項の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 本法人に、総括保護管理者を一人置き、学長が指名する理事をもって充てる。
2 総括保護管理者は、本法人における個人データ及び保有個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報等を取り扱う各部局等に保護管理者を置き、当該部局等の長をもって充てる。
2 前項の規定にかかわらず、当該部局等の実情により必要に応じて複数の保護管理者を置くことができるものとする。
3 当該部局等の長は、保護管理者を新たに定めたときは速やかに総括保護管理者に報告するものとする。また、変更及び廃止の場合も同様とする。
4 保護管理者は、各部局等における保有個人情報等の適切な管理を確保する。
5 保護管理者は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携する。
(保護担当者)
第5条 保有個人情報等(個人番号を除く。次項において同じ。)を取り扱う各部局等に当該部局等の保護管理者が指名する保護担当者を置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各部局等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
3 当該部局等の長は、新たに保護担当者を指名したときは速やかに総括保護管理者に報告するものとする。また、変更及び廃止の場合も同様とする。
(監査責任者)
第6条 本法人に、監査責任者を一人置き監査室長をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する。
(保有個人情報等の適切な管理のための委員会)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行う必要があると認めるときは、宮崎大学情報セキュリティ委員会に諮るものとする。
(事務取扱者等)
第8条 個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う各部局等の保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。
2 当該保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
3 当該保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の役員及び職員から保護管理者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
第3章 教育研修
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する役員及び職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各部局等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を行う。
4 保護管理者は、当該部局等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 役員及び職員の責務
(役員及び職員の責務)
第10条 役員及び職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2 役員及び職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容(個人識別の容易性(匿名化の程度等)、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度等を考慮する。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲及び権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない役員及び職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 役員及び職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、役員及び職員は、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 役員及び職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第14条 役員及び職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(誤送付等の防止)
第14条の2 役員及び職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(廃棄等)
第15条 役員及び職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。特に、保有個人情報等の消去や保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報等(個人番号を除く。以下この項において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
2 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第17条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第18条 個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(個人番号の提供を求める時期)
第18条の2 前条の規定にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、当該事務の発生が予想された時点で個人番号の提供を求めることができる。
(本人確認)
第18条の3 個人番号を取得する場合は、番号法第16条に規定する方法により、個人番号の確認及び本人の身元確認を行うものとする。
2 代理人からの提供を受ける場合においては、代理権及び本人の個人番号の確認並びに当該代理人の身元確認を行うものとする。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第19条 個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第20条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第21条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(外的環境の把握)
第21条の2 保有個人情報等が、外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条において同じ。)において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第22条 保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第34条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第23条 保護管理者は、保有個人情報等(個人番号を除く。以下この項において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
3 保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第24条 保護管理者は、保有個人情報等(個人番号を除く。以下この条において同じ。)の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第25条 保護管理者は、保有個人情報等(個人番号を除く。)の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に搾取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第26条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第27条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第28条 役員及び職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第29条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 役員及び職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第30条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第31条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第32条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 役員及び職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第33条 役員及び職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第34条 役員及び職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等(個人番号を除く。以下この条において同じ。)の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第35条 保護管理者は、保有個人情報等(個人番号を除く。)の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第36条 保護管理者は、保有個人情報等(個人番号を除く。)に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退の管理)
第37条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の役員及び職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときは、前段と同様の措置を講ずる。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第38条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第39条 保護管理者は、個人情報保護法第27条第1項又は同法第28条第1項の規定に基づき本人の同意を得て第三者(同法第16条第2項各号に掲げるものを除く。)又は外国にある第三者に個人データを提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2 前項の場合において、保護管理者は、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、個人情報保護法第16条第2項各号に掲げるものに個人データを提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずる。
4 保護管理者は、前3項の規定により個人データを提供する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的及び個人データの秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じて、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。
5 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第40条 保有個人情報等(個人番号を除く。以下この項において同じ。)の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、次に掲げる事項を契約書に明記し、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき本法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
3 保有個人情報等(個人番号を除く。以下この項において同じ。)の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量等に応じて、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認する。
4 保有個人情報等(個人番号を除く。以下この項において同じ。)の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容及び保有個人情報等の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じて、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。
5 個人番号関係事務の全部又は一部の委託をする際には、「委託を受けた者」において、本法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
7 個人番号関係事務の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には、委託をする個人番号関係事務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
8 保有個人情報等(個人番号を除く。以下この項において同じ。)の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第41条 保有個人情報等の情報漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した役員及び職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を学長に速やかに報告する。
5 総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、個人情報保護委員会及び文部科学省に対し、速やかに報告を行う。
6 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第42条 事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
2 公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に情報提供を行う。
第10章 監査及び点検の実施
(点検)
第44条 保護管理者は、各部局等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第45条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第11章 文部科学省との連携
(文部科学省との連携)
第46条 本法人は、「個人情報の保護に関する基本方針」(平成16年閣議決定)4を踏まえ、文部科学省と緊密に連携して、その保有する個人情報の適切な管理を行う。
第12章 雑則
(雑則)
第47条 この規程に定めるもののほか、本法人が保有する個人情報の管理について必要な事項は、別に定めるところによる。
附則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成27年10月22日から施行する。
附則
この規程は、平成28年10月27日から施行する。
附則
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成29年5月30日から施行する。
附則
この規程は、平成30年11月26日から施行し、平成30年10月22日から適用する。
附則
この規程は、令和4年10月1日から施行する。