2　この規程において「電子文書」とは、文書のうち電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

3　この規程において「部局」とは、学部、学び・学生支援機構、研究・産学地域連携推進機構、国際連携機構、先端研究推進本部の下に置く各センター、IRセンター、総合技術センター、安全衛生保健センター、情報基盤センター、附属図書館、事務局及び監査室をいう。

4　この規程において「部局長」とは、前項に掲げる部局の長をいう。

5　この規程において「決裁」とは、それぞれの文書について、承認を受けるべき最終責任者の承認を得ることをいう。

6　この規程において、「電子決裁」とは、本学が定める電子決裁システムの機能を利用して、電子的方式によりそれぞれの文書について承認を受けるべき最終責任者の承認を得ることをいう。

7　この規程において「システム」とは、宮崎大学文書収受発送管理システムをいう。

2　番号は、記号ごとに一連とし、毎年4月1日をもって更新するものとする。

3　前項において、当該年度に完結しないものは、翌年度以降完結するまで、同一番号を使用しなければならない。

2　事務局の各課長若しくは室長、監査室長、その他の部局の各課長若しくは各事務長又は医学部にあっては総務課長(以下「課長等」という。)は、当該課(事務局の室及び監査室を含む。以下同じ。)又は事務部の各係に属する文書の収受・整理等を行わせるため、文書取扱い責任者(以下「文書責任者」という。)を指定しなければならない。

2　職員が文書を直接収受したときは、速やかに文書担当係へ回付しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は直接主管の係等において収受することができる。

4　電子メール等による電子文書は、前項の規定にかかわらず、直接主管の係等において収受するものとする。ただし、当該電子文書が主管外であったときは、主管の係等に転送するものとする。

2　前項の規定により文書の配布を受けた文書責任者は、当該文書の余白に文書記号、文書番号及び受付年月日を表示するとともに、システムに所要事項を入力するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、配布を受けた文書のうち、学内往復文書及び事務連絡等簡易のものは、余白に受付年月日を記入の上、システム登録を省略することができる。

2　前項により、引き継ぎを受けた者は、前条第2項により処理する必要があると認めるときは、文書責任者に回付しなければならない。

3　明らかに公文書と認められる学長、副学長、事務局長及びその他の部局長あての親展文書について、当該職員が出張等で不在のため事務の遂行に支障を来すおそれがあると認められるときは、第1項の規定にかかわらず事務局にあっては企画総務部長、その他の部局にあっては事務長又は医学部にあっては総務課長が開封し、点検することができる。

2　親展電報については、直接あて名の者又は代理者に引き継がなければならない。

2　職員は、出張又は休暇等で不在となる場合において、特に処理を要する文書があるときは、あらかじめ文書の処理状況を上司に申し出、事務に支障を来さないようにしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、電子決裁による起案は、電子決裁システムの機能により行うものとする。

3　起案は、1案件について1原議書を用い、必要に応じて関係資料等を添付しなければならない。

4　起案は、左横書きとし、用字、用語及び書式等は文部科学省編集「公文書の書式と文例」等によるものとする。

2　前項の文書の区分は、次のとおりとする。

2　合議の結果、起案文書に著しい変更があつたとき又は当該文書が廃案となったときは、起案者は、上司及び合議課にその旨を通知しなければならない。

2　至急文書は、必要により持ち回りすることができる。

2　決裁を得た文書(以下「決裁文書」という。)の施行の日は、決裁の日とする。ただし、特別の理由があるときは、これによらないことができる。

3　決裁文書で、発送を要するものは、原議書の所定の欄に文書記号及び文書番号を明示するとともに、システムに必要事項を入力するものとする。

2　発送文書に公印を押印する場合は、国立大学法人宮崎大学公印規程の定めるところにより、公印管守補助者に請求するものとする。

2　発信電報は、公用電報発信書の送付を受けた文書担当係において、直ちに発信手続きをとり、公用電報発信書に必要事項を記入の上、起案係等の文書責任者に返付しなければならない。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

この規程は、平成17年6月9日から施行し、平成17年4月1日から適用する。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年11月1日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年7月1日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、平成22年10月1日から施行する。

この規程は、平成23年10月1日から施行する。

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

この規程は、平成25年7月1日から施行する。

この規程は、平成25年10月1日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年8月19日から施行する。

この規程は、平成28年1月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和元年5月1日から施行する。

この規程は、令和2年1月1日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年7月1日から施行する。

この規程は、令和4年10月1日から施行する。

この規程は、令和6年4月1日から施行する。

この規程は、令和6年7月1日から施行する。

この規程は、令和7年4月1日から施行する。