個人情報及び特定個人情報等の保護について

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個人情報保護制度について
個人情報及び特定個人情報等の保護について

国立大学法人宮崎大学における個人情報及び特定個人情報等の保護について

国立大学法人宮崎大学における個人情報及び特定個人情報の保護に関する基本方針

　
１. 個人情報及び特定個人情報の保護に関する考え方

　国立大学法人宮崎大学（以下「本学」という。）では、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号。以下「法」という。）及び「行政手続における特定の個人を識別する番号の利用等に関する法律」（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）に基づき、個人情報及び特定個人情報に係る管理体制及び取扱規則等を整備し、職員等に遵守させる等の措置を講じ、適正に個人情報及び特定個人情報を取り扱います。

２. 個人情報及び特定個人情報の保護指針

　個人情報及び特定個人情報を取扱う全ての事務において、次のとおり個人情報及び特定個人情報を適正に取り扱います。

(1)　法令遵守

　個人情報及び特定個人情報の適正な取扱いに関する法、番号法、その他個人情報保護法等関連法令等を遵守します。

(2)　安全管理措置

　個人情報及び特定個人情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の適切な管理のために必要な安全管理措置を講じます。

(3)　適正な収集・保管・利用・廃棄、目的外利用の禁止

　個人情報及び特定個人情報は、予め本人に通知した利用目的の達成に必要な範囲内で適正に利用、収集・保管及び提供するとともに、不要となった個人情報及び特定個人情報は速やかに廃棄します。
　特に、特定個人情報においては、番号法に定められた事務の範囲で取り扱うものとし、目的外利用を防止するための措置を講じます。

(4)　委託・再委託

　個人情報及び特定個人情報を取扱う事務の全部または一部を委託する場合、委託先（再委託先を含む。）において、本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行います。

(5)　継続的改善

　個人情報及び特定個人情報の保護に関する規則等及び安全管理措置を継続的に見直し、その改善に努めます。

３. 問合せ先

　本学における個人情報及び特定個人情報の取扱いに関する質問、苦情、開示請求等については、次の窓口において対応します。

企画総務部総務広報課
電話 0985-58-7115

Microsoft365 利用に係る個人情報保護方針

1. 基本的考え方

国立大学法人宮崎大学（以下「本学」という。）では、本学の事業において提供するサービスの円滑な運営に必要な範囲で、Microsoft 社が提供するサービス「Microsoft365」を用いて情報を収集しています。収集した情報は利用目的の範囲内で適切に取扱います。

2.個人情報

本学では、本学が保有する個人情報の適切な管理を行うために、「国立大学法人宮崎大学における個人情報及び特定個人情報の保護に関する基本方針」に基づき「国立大学法人宮崎大学個人情報保護規則」および「国立大学法人宮崎大学保有個人情報管理規程」を定め、本学の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することに努めています。

3.アンケート機能(Forms)の利用について

本学では、効率的な情報収集のために、アンケート機能として Microsoft365 の機能の一つである Microsoft Forms（以下、「Forms」）を利用します。回答者は、本学が Forms を利用して作成したアンケートに回答することで、入力した情報に対し、Microsoft が行うデータ処理につき許可を与えたものとみなします。なお、データ処理については、 Microsoft 社のプライバシーポリシー（https://www.microsoft.com/ja-jp/mscorp/privacy/）によって定められています。また、 Forms のサービス利用による損害については、本学は責任を負わないものとします。

4.利用目的

（1）本学が Microsoft365 を利用して収集した情報は、本学の事業において提供するサービスを円滑に実施するために、また、今後のサービス向上のための参考として利用します。

（2）本学が Microsoft365 を利用して収集したお問い合わせ内容は、今後の本学運営の参考とさせていただきます。そのため、お問い合わせ内容に応じて、本学内の関係部署に転送することがあります。また、お問い合わせの回答や確認の連絡のために利用者属性を利用します

5.利用及び提供の制限

本学では、法令に基づく開示要請があった場合、不正アクセス、脅迫等の違法行為があった場合、その他特別の理由のある場合を除き、収集した情報を 4 の利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は第三者に提供いたしません。ただし、統計的に処理されたMicrosoft365 への回答情報、回答者属性等の情報については公表することがあります。

6.安全確保の措置

本学は、収集した情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他収集した情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

7.適用範囲

本プライバシーポリシーは、本学が Microsoft Forms をはじめとする、Microsoft365 を利用して収集した情報においてのみ適用されます。

8.継続的な見直しについて

本学では、本プライバシーポリシーの内容について適宜見直しを行い、その改善に努めます。

特定個人情報保護評価

特定個人情報保護評価とは、特定個人情報ファイル（マイナンバーをその内容に含む個人情報ファイル）を保有しようとするまたは保有する国の行政機関や独立行政法人等が、個人のプライバシー等の権利利益に与える影響を予測した上で、特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを分析し、そのようなリスクを軽減するための適切な措置を講ずることを宣言するもので、ホームページ等で公表することが法律で義務付けられています。

特定個人情報保護評価は、マイナンバーを利用する事務単位で実施します。